2013年3月31日 星期日

生活,從減法開始 - Cheers快樂工作人雜誌65期

生活,從減法開始 - Cheers快樂工作人雜誌65期:

你可以不需要工作這麼累、不需要花那麼多冤枉錢,也能擁有健康快樂的生活。只要你願意,放下一些、捨棄一些,簡單的人生才是幸福。


還有×××還沒做、還有×××沒買、應該還有時間去……。我們已習慣加法的生活,永遠只看到不足和空白,想盡辦法擁有一切、填滿所有,最後的結果往往是筋疲力盡。
「少即是多」。我們應該利用減法安排工作、財務和健康,拋開不必要的負擔。人生,其實可以很簡單。
工作:減少時間浪費,效率加倍
實際點,工作只會多、不會少,也永遠不會有做完的時候。對於「效率」的定義應該是「減少未完成的工作項目」,把時間花在真正重要的工作上,而不是「完成所有的工作」。
1. 簡化工作行程表
面對時間管理,一般人總是塞滿太多的行程,愈管理愈沒效率。到底該怎麼做?
首先,將第2天既定的行程寫在行事曆上,例如早已安排好的會議、會面、以及早午餐時間等等,然後算出還有多少剩餘的時間。
第2步則是將明天預計要做的工作項目列出,估算每項工作花費的時間是多少。要注意的是,我們通常會高估自己的能力、低估工作的難度。因此,《生活簡單就是享受》(Simplify Your Life)的作者愛琳‧詹姆絲(Elaine S. James)建議,估算好之後再加倍,才是完成這項工作的所需時間。寧可規畫得寬鬆些,才有彈性調整的空間。
最後,把工作項目填進空白的時間中,能填多少就是多少,這些就是你明天可能完成的工作清單,其餘的就不要再想,你不可能有時間做完。
2. 花時間仔細確認工作目標
乍聽之下,似乎和「減少時間浪費」的原則背道而馳。事實上,不是每件事情都應該從省時的角度去看。如果沒有事先花費時間確認清楚目標,真正執行時就需要花費更多力氣調整,反而是在浪費時間。
但是,目標的意義不僅在於最後期限或是要達成的業績等等的數字設定而已。多數人在確認目標時都忘了一個重要的關鍵:老闆要的是什麼?
也許在數字上你達到了老闆的要求,例如今年業績確實成長了20%,但是沒有任何一筆生意來自新客戶,沒有做到老闆希望開拓新客戶的目的。
事先清楚的溝通,就可以省去日後不必要的麻煩,而不是半途老闆覺得不符合他的期望,一切從頭來過。
3. 隨身攜帶筆記本
人的腦力有限,不要太相信自己的腦袋。讓工作變得更簡單、更有效率的最可靠方法就是「寫下來」。
許多成功的企業家都有寫筆記的習慣,例如維京集團(Virgin Group)創辦人理查‧布蘭森(Richard Branson)。每當他視察集團內公司時,就隨手將他認為必須改善的地方寫在黑色筆記本上,至今已累積122本筆記本。
筆記的運用其實很多元,日本《上班族》雜誌整理出幾個常見的用法:
‧蒐集新創意。創意很難說有就有,卻偏偏都在你最不需要的時候不請自來。最好養成隨手寫筆記的習慣,看到什麼、聽到什麼、想到什麼立即寫下來,有需要的時候直接拿起筆記本翻閱,刺激自己的靈感,不至於在電腦桌前想破頭,仍沒有半點進展。
‧做好客戶管理。日本最大旅遊集團JTB的社長大塚雅樹的筆記本結合了行事曆與客戶管理的雙重功能。他將每天拜訪客戶的行程寫在筆記本上。每位客戶預留一定的空間,方便記錄其他重要資訊。例如,除了約定時間之外,大塚雅樹同時會寫上客戶的聯絡方式。
此外,同一位客戶要求的事項、他自己對這名客戶的想法等等,也會當場寫在相同的空格內,提醒自己注意。
‧解決工作難題。當你在工作上遭遇難以解決的問題時,立刻拿起紙筆寫下你的困擾。
日本豐田汽車(Toyota)的員工都採取所謂的「5回思考法」,進行紙上思考活動。
問題:為什麼這個月業績下滑?
原因:客戶解約。
問題:為什麼而解約?
原因:轉向競爭對手。
……
連續問自己5次為什麼,找出問題背後的根本原因。寫下自己的想法,有助於釐清混亂的思緒。而且寫在固定的筆記本上,日後遇到類似的狀況時也可以作為參考,減少摸索的時間。
財務:減少無用花費,財富升級
我們總是只顧著想要如何賺大錢,卻沒有思考如何不花錢。想要累積財富,就得先堵住漏財的洞口。
1. 強迫自己儲蓄
沒有多餘的錢可儲蓄?那只是你沒找對方法而已。不要想說等到有額外的錢再來儲蓄,應該是先儲蓄,再花用剩下的錢。
《心靈雞湯》的作者傑克‧肯菲爾(Jack Canfield)在《成功黃金法則》(The Success Principles)新書中建議,每個月一領到薪水,就立即存一筆錢到另一個存款戶頭,不需要多,即使只有月薪的10%也好。然後扣除掉每個月固定的花費,剩下來的就是你這個月可花用的錢。
強迫自己用這麼少的錢生活,時間久了自然會發現,即使每個月少了5,000元,還是可以過日子。
2. 刪除不必要的花費
很多花費只因為成了習慣,而忘了是否真有其必要性。只要連續1星期仔細記下每筆花費,星期天晚上再全部看過一遍,你就知道錢到底是花在哪些不重要的東西上。
根據美國《錢》(Money)雜誌報導,多數人的錢財都是浪費在小額的日常花費。由於金額小,所以沒感覺,但是累積下來卻是一筆可觀的數目。最主要原因在於,現代人取得資訊的管道愈來愈多,消費慾望不斷被挑起。
從現在開始,遠離消費性雜誌,那些精美的版面設計和照片只會讓你更不理性;少看電視,以免不小心轉到購物頻道,衝動刷卡消費;不訂閱電子報,收到DM立即往垃圾桶丟,別因為這些宣傳花招而瘦了荷包。
3. 延遲購物決定
找個時間,打開家裡每一個抽屜或櫥櫃,仔細翻揀每一件物品,看看到底有多少東西是你過去1年完全沒用過的?這些沒用的東西到底花了你多少錢?
《時代》(Time)雜誌分析,透過媒體大肆渲染,每個人都可輕易地看到所謂的名人雅士如何過著令人豔羨的生活,我們對於「好生活」的定義不斷自我膨脹。這就是社會學家所稱的「對照焦慮」(reference anxiety):好或壞來自於與他人的比較。別人有,自己也非有不可。就算有了,還要更多、更好。事實上,你根本用不到這些東西。
每當你想買任何東西時,不妨告訴自己:「過兩天再說。」冷卻自己的購買衝動,很可能以後你再也不會回去買。
健康:減少有害負荷,快樂不斷
快步調的現代社會,每個人的身體和心理都承受了極大的負荷。每個人都在急著找回健康,卻是捨近求遠,盲目追求過度昂貴與複雜的方法。
1. 10分鐘運動甩掉疾病與贅肉
多數人不運動的藉口就是「抽不出時間運動。」基本上這個理由根本不存在。美國疾病管制中心指出,成年人每天只要運動30分鐘的時間,就可以有效降低心血管疾病、糖尿病、與其他慢性病的發生機率。如果每天運動60分鐘,則可以有效減重。
當然,你不需要一次運動30或60分鐘,「可以分成3個時段運動,湊出10分鐘的運動總是容易得多,」美國史丹福大學醫學院教授瑪莎‧斯特凡尼克(Marcia Stefanick)強調。運動10分鐘,可燃燒75到100卡的熱量。
你也不需要上健身房、購買昂貴的運動器材。美國賓州大學「體重與飲食失調研究中心」主任湯瑪斯‧華頓(Thomas Wadden),最近完成一項研究。其中一組人利用健身房走步機運動,另一組人則是自行在家附近走路,兩組人每天必須達到一定的步數。40星期後測量健康改善的情況,結果發現並沒有多大差別。
「現代人對於運動的想法太不切實際,」華頓說。「只要一些簡單的活動,像是上班或回家時提早一、兩站下車用走的,不搭電梯走樓梯,同樣可以達到運動效果。」
2. 只吃自己需要的量
現代人一方面吝嗇地撥出時間運動,另一方面卻又大方地花錢享受大餐,而且胃口愈來愈大。根據美國《新聞週刊》(Newsweek)報導,1995年速食店內1份薯條為75公克,到了2003年,增加為220公克。便利商店飲料櫃,包裝上寫著「多加10%,價格不變。」街道四處可見吃到飽餐廳、套餐式餐點……於是,我們愈吃愈多。
不要因為貪小便宜,把自己的胃撐大了。儘量單點、少點套餐,少去吃到飽餐廳,不買特大號或加大號餐點或飲料。
3. 為自己製造快樂
工作或生活的壓力與焦慮讓我們喘不過氣,幾乎要快遺忘快樂的感受是什麼。就如同財富一樣,快樂的情緒也需要累積。
根據《科學人心智》(Scientific American Mind)季刊的報導,每天應在不同的時間做一些可以讓自己立刻感到快樂的簡單活動,長期下來比較不容易產生焦慮或憤怒的情緒。例如:
‧先喝杯咖啡再工作。進公司之後,不要急著打開電腦開始工作,先做一些讓自己快樂的小事情:吃頓美味的早餐、喝杯咖啡、凝視窗外10分鐘、為桌上的盆栽澆水……
‧選張喜愛的CD。工作累了,不妨休息一下,聽段音樂。醫學研究證實,當我們聽到自己喜歡的音樂時,可以刺激腦部分泌快樂激素:腦內啡(endorphin),降低體內腎上腺素的含量,消除壓力感。
‧擺上有意義的小物品。有哪些小物品你一看到就感覺心情愉快或是放鬆?把它們放在工作環境的四周,隨時給自己加油打氣。
別再讓自己的生活過於擁擠,就從現在開始減法的生活,去除不必要的時間與金錢浪費,以及不快樂的情緒。

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